Flexibles Arbeiten: Wie Sie Ihrem Unternehmen bei der Umstellung helfen können

“Wenn … die physische Nähe nicht mehr vorhanden ist, wie wird eine Organisation aussehen und wie wird sie sich verhalten?”

Bild: Getty Images/iStockphoto

Die Arbeitswelt verändert sich: Das traditionelle Büro ist auf dem Weg nach draußen und Remote-Arbeiten, Hot-Desking und Online-Zusammenarbeit werden immer üblicher, wobei Teams immer verbunden sind, sich aber selten treffen.

ZDNet sprach mit Experten, um herauszufinden, wie CIOs ihren Unternehmen bei der Bewältigung helfen.

Verwaltung der gelegentlich versammelten, immer verbundenen Belegschaft

Der zum digitalen Berater gewordene CIO Ian Cohen gab seine Position als CIO bei der Versicherungsmaklerfirma Jardine Lloyd Thompson Group Ende 2014 auf und hilft nun einer Reihe von Blue-Chip-Unternehmen und Start-ups, das Beste aus Spitzentechnologie zu machen.

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„Mein Arbeitsplatz ist jetzt dort, wo meine Kunden gerade sind“, sagt er. Während ein solcher Ansatz derzeit ungewöhnlich sein mag, bedeutet der technologische und gesellschaftliche Wandel, dass sich die Zukunft der Arbeit in Richtung solcher Flexibilität verschieben wird.

„Die meisten Unternehmen sind an die Herausforderung gewöhnt, eine gelegentlich verbundene Belegschaft zu verwalten, bei der die Mitarbeiter mobile Technologie verwenden, um sich von Zeit zu Zeit wieder in das Unternehmensnetzwerk einzuklinken“, sagt er. „Heute sind Einzelpersonen immer miteinander verbunden – aber die Art der Arbeit ändert sich ständig.“

Cohen sagt, dass Unternehmen in Zukunft auf Technologien wie AR, VR und sogar autonome Fahrzeuge zurückgreifen werden, um die gesamte Natur der Arbeit dramatisch zu verändern. Er sagt, dass die meisten Unternehmen schlecht für die radikalen Veränderungen gerüstet sind, die mit der Verwaltung der gelegentlich versammelten, immer verbundenen Belegschaft verbunden sind.

„Ich denke, ein großes Problem zeichnet sich ab. Unternehmen müssen darüber nachdenken, wie sie mit einer Belegschaft umgehen, die immer verbunden ist, sich aber nicht regelmäßig physisch trifft“, sagt Cohen.

„Ihre Mitarbeiter kommen vielleicht selten zusammen, aber als Führungskraft möchten Sie Identität, Ideen und Ziele schaffen. Dies sind alles Dinge, die normalerweise aus der Nähe zu anderen entstanden sind. Wenn diese physische Nähe nicht mehr vorhanden ist, was ist ein Wie wird die Organisation aussehen und wie wird sie sich verhalten? Ich glaube nicht, dass die meisten Führungskräfte über die Auswirkungen nachgedacht haben oder wie sie damit umgehen sollen.“

Neue Wege finden, um Technologie zu nutzen, um Menschen einander näher zu bringen

Diese Veränderung wird bereits sichtbar; Untersuchungen von CIPD, dem Berufsverband für Personalwesen und Personalentwicklung, zeigen, dass etwa 4 Prozent der Erwachsenen im Vereinigten Königreich in der „Gig Economy“ arbeiten. Das bedeutet, dass ungefähr 1,3 Millionen Menschen im Vereinigten Königreich ihre Zeit und ihre Fähigkeiten über das Internet und Online-Plattformen handeln.

Neue Arbeitsmethoden beginnen auch, den traditionellen Arbeitsplatz zu infiltrieren. Laut einer Untersuchung von Vanson Bourne im Auftrag von Telstra geben 71 Prozent der britischen IT- und Geschäftsentscheidungsträger an, dass ihre Organisation in den nächsten 12 Monaten die Fernarbeit unterstützen wird. Fast zwei Drittel (61 Prozent) der Führungskräfte glauben, dass Hot-Desking in diesem Jahr offiziell unterstützt wird.

Dave Smoley, CIO bei AstraZeneca, ist einer der IT-Führungskräfte, der sehr daran interessiert ist, flexibles Arbeiten zu unterstützen. „Wir sind eine sehr dynamische Organisation“, sagt er. „Wir sind so eingerichtet, dass Mitarbeiter von jedem Ort aus arbeiten können, von dem sie glauben, dass er am effektivsten ist. Wir haben erheblich in Videokonferenzen investiert, und ich kann mit fast jedem im Unternehmen an jedem Ort auf ein Video zugreifen, sei es in einer Cisco-Telepresence-Suite oder von einer normalen Laptop- oder Smartphone-Anwendung.”

Das Unternehmen hielt praktisch letztes Jahr ein jährliches Treffen der obersten Führungsebene ab. Laut Smoley führt das Unternehmen regelmäßig virtuelle Meetings für Führungskräfte durch, an denen bis zu 250 Personen teilnehmen können. Die Echtzeit-Meetings ermöglichen es Menschen aus der ganzen Welt, zu präsentieren, zu kommunizieren und zusammenzuarbeiten. “Wir setzen die Technologie ein, damit Flexibilität zu einer Business-as-usual-Aktivität wird”, sagt Smoley.

Es ist ein Ansatz, der bei Brian Franz, Chief Productivity Officer bei Diageo, ankommt, der sagt, dass seine Firma daran interessiert ist, so viele Optionen wie möglich anzubieten. „Wie in jedem Unternehmen ist flexibles Arbeiten ein Stück kontinuierliche Arbeit, weil sich die verfügbare Technologie so schnell ändert“, sagt er.

Das Unternehmen nutzt Webkonferenzen für Besprechungen und hat Unified Communications installiert, um die interne Zusammenarbeit zu fördern, sei es über E-Mail, Messaging, Yammer oder das Intranet des Unternehmens, Mosaic.

„Wir decken so viele Aspekte wie möglich ab, erkennen aber auch, dass die Arbeit nie getan ist“, sagt Franz. „Wir sind bestrebt, unseren Ansatz zu verbessern und neue Wege zu finden, um mithilfe von Technologie Menschen näher zusammenzubringen. Wir wollen das Gefühl einer unternehmerischen, agilen Organisation in einem großen, multinationalen Unternehmen fördern.“

Förderung des Discovery-Prozesses zur Unterstützung der unternehmensübergreifenden Zusammenarbeit

Mark Settle, CIO bei Okta, ist eine weitere IT-Führungskraft, die die Herausforderung erkannt hat, neue, flexible Arbeitsmethoden zu unterstützen. Hilfe ist jedoch zur Hand. Laut Settle durchsuchen moderne, technisch versierte Mitarbeiter den Markt ständig nach neuen Tools, mit denen sie ihre Aufgaben effektiver erledigen können.

„Ihre Mitarbeiter können Ihnen als CIO dabei helfen, die Unternehmensproduktivität zu steigern“, sagt er. „Technologieentdeckung war klassischerweise die Rolle der IT-Abteilung, aber das findet jetzt im gesamten Unternehmen statt. Wir stellen fest, dass Mitarbeiter in Schlüsselabteilungen wie Marketing neue Tools für die Zusammenarbeit und das Projektmanagement wie Trello, Smartsheet und andere finden und verwenden Arbeitsplatz.”

Settle ist sich bewusst, dass die App-Erkennung nur der Anfang ist. Er sagt, dass die gegenseitige Befruchtung von Ideen und Tools im gesamten Unternehmen oft begrenzt sein kann. Laut Settle sollten CIOs mitarbeitergeführte Veränderungen in der IT annehmen und dabei helfen, den Entdeckungsprozess zu fördern. Er sagt, IT-Führungskräfte könnten formelle Mechanismen einrichten, um Mitarbeitern zu helfen, ihre heiße App der Woche vorzuschlagen. Diese Apps könnten dann auf andere Mitarbeiter im gesamten Unternehmen verteilt werden.

„Die Leute reden davon, dass das Gleichgewicht zwischen Arbeit und Privatleben immer unschärfer wird, aber in einer Welt, die von Millennials dominiert wird, sieht man eine ständige Verwischung“, sagt Settle. „Diese jüngeren Arbeitnehmer sind sehr geschickt darin, Geräte und Verantwortlichkeiten in Einklang zu bringen. Millennials sind immer aktiv.“

Neue Arbeitsansätze sind nicht nur Nachwuchskräften vorbehalten – auch Führungskräfte können davon profitieren. Settle hat seinen Sitz in San Francisco, spricht aber mit ZDNet in den Londoner Büros der Firma. Er bemerkt, dass die Büroaufteilung an beiden Standorten ähnlich ist, mit Großraumbüros für kleine Gruppen von Arbeitern. Auf seinen Schreibtischen in San Francisco sitzen eine Reihe von C-Suite-Führungskräften, darunter der CFO, COO und CEO.

„Ich kann morgens in zehn Minuten mehr erledigen, wenn ich mich hinüberbeuge, um mit dem CEO zu sprechen, als ich es in einem größeren, geografisch verteilten Unternehmen tun könnte“, sagt er. „Als C-Suite stolpern wir täglich übereinander. Das erleichtert die Zusammenarbeit ungemein.“

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